企業ではここ数年、業務や経営状態の「見える化」に大きくフォーカスが当っています。
しかし、これは企業に限った話として考えるのは、ちょっともったいないかもしれません。
例えば、個人の仕事の「見える化」。これは仕事をする上で、非常に大切です。
色々な人達がバラバラに行っている膨大な業務を、短時間で整理して整合性を確認し、アクションを取らなければならないケースを考えてみましょう。
まず最初に、ある程度の時間をかけて、これらの業務を横断的に見るためのチェック項目を、いくつか注意深く選びます。これを選ぶ際のポイントは、業務の進捗状況を押さえるために最低限何が必要かという視点です。
ここで選んだチェック項目について、それぞれの状況をチェックしていきます。出来る限り数値化します。
Excelの表にまとめると分かり易いかもしれません。
こうすることで、最初はバラバラに見えていた業務の全体像が分かり、どれが進捗していて、何が足りないのか、行うべき具体的なアクションは何かが見えてきます。
この作業を進める際には、下記の流れを頭に置いておくとよいと思います。
１．まず「あるべき姿」（又は目標）を描く
２．「現状」を把握する ⇒ここが「見える化」のポイント
３．現状とあるべき姿の差を見て「課題」を把握する
４．「行うべきこと」を洗い出す
５．それに対する「アクション」を決める
６．アクションに対する「目標値」と「チェック項目」、「担当者」、「スケジュール」を決めていく
７．２．に戻る
仕事は、基本的にこの流れの繰り返しです。
しかし、世の中には、この「見える化」をせずに、自分が手が付けられるところから仕事を進めているケースが多いように思います。この場合、忙しい割にあまり成果が上がっていないことが多いのではないでしょうか？
周りの状況が混沌として何も見えない状況では、まず手を付けられる部分からとにかく始めて動いてみることは、決して悪くはないと思います。
しかし、ある程度周りが見える状況では、最初に「見える化」をしっかり行うことは重要ではないでしょうか？