一見クリエイティブに見える仕事でも、実は結構同じ繰り返しパターンが多いのが現実だと思います。
その同じパターンを、毎回最初から繰り返していると….回数が重なると、結構バカにならない時間を使います。
そこでこのような場合、再利用することを前提に、一回手間をかけて「型」を作っておき、そこから必要なモノだけ選んで仕事を進めるようにすると、その後の仕事が迅速に進められるようになります。
「テンプレート化」とも言われます。
プログラマーの資質の一つは「怠慢」、つまり「全体の労力を減らすために手間を惜しまない気質」と言われています。
同じ考え方です。
非常に簡単な一例ですが….。
私は今年、色々な人達に対する事業部全体の戦略や施策をメッセージをまとめる機会が多いのですが、相手によってメッセージを変えています。
時間がかかるのは、ストーリーを作った後、色々な情報を探す部分です。
一方で、要求されるスケジュール感は、たとえば「締切りは３時間後」です。
そこで、スピードアップする対策の一つとして、過去の資料を集めておき、一つの集大成ファイル（＝テンプレート）にまとめています。
新たに講演資料を作る場合は、このテンプレートから必要なチャートだけを選び（不要なものを削除し）、その上で全体のつながりをチェックし、チャート上のメッセージを調整する、という形で仕事を進めると、仕事が迅速化します。(ストーリーが出来上がっていることが前提です）
さらに、このようなテンプレートを広く同僚に公開すると、組織全体で社内外に情報提供する際に利用でき、組織全体の強化にもなります。
速く仕事を終えられると、もっと多くの仕事をこなせるようになります。
また余裕ができた時間は、別の仕事をテンプレート化したり、事前に新しい仕事の情報収集をしたりして、次の仕事を速く進めるための投資に使えます。
このようにすると、より多くの仕事をこなせるようになる一方で、会社が終わった後に、たとえば家族との大切なプライベートの時間を確保できるようになります。
より創造的な仕事を、より多く行い、自分の時間も確保し、仲間に貢献するためにも、
自分の型（＝テンプレート）を作る
ということは、ぜひ実行していきたいですね。