仕事で数百名にメールを出して、対応をお願いする機会が多くなりました。
そこで改めて感じるのは、文章の分かりやすさはとても大事、ということです。
例えば1000名にメールを出すことを考えます。
メールを8割の人達が理解できれば、800人が対応します。ですので残り200名の追加対応が必要になります。
分かりにくいメールで6割の人しか理解できないと、600名しか対応しません。追加対応が必要なのは400名。
時間をかけて分かりやすく推敲を重ねたメールで、9割の人が理解できれば、900人が対応します。追加対応が必要なのは100名。
ここで、追加対応が必要な残りの人達に、もう一回メールを出すことを考えます。
8割の人達が理解できるメールだと、2回目の後に追加対応が必要なのは40名 (= 1000 x 0.2 x 0.2)。まだまだ多いですね。
6割の人達が理解できるメールだと、これが160名(= 1000 x 0.4 x 0.4)。かなりの人数です。
9割の人達が理解できるメールだと、これが10名(= 1000 x 0.1 x 0.1)。個別フォローできる範囲です。
フォローする人数が160名の場合と10名の場合とでは、仕事量は全く違います。さらに会社レベルで見てもタイムリーに対応しないことによる損失は大きいものがあります。
このように分かりやすいメールを書くことに時間を使うと、その後の仕事もスムーズに進んでいきます。分かりやすい文章のメリットは、私たちが想像する以上に大きいのですよね。
「分かりやすいビジネス・メール」と言っても、「美しい文章」になるように努力する必要はまったくありません。
むしろ逆です。
・対象者、目的、必要性、行うべきアクション、期限が明確であること
・文章が簡潔、かつ重複情報がないこと
だと思います。
改めて心がけたいと思います。