現代では、ビジネスパーソンの仕事の多くは、知的作業。
知的作業のパフォーマンスは、時間に比例しません。知的作業の効率を上げることで、仕事は短い時間で済み、品質も大きく高まります。
では、どうすればいいか？
2014/6/24の日本経済新聞の記事「ドラッカー流は？ 考えるための２時間作れ 「記録→整理→業務再配置」」にヒントが書かれていました。
—(以下、引用)—
…優れた企画を生み出すには「自由に使える時間を大きくまとめる必要がある」というのだ。
大事なことを考えるには２時間程度の長さが欲しい。１日にまとまった２時間枠をいくつ確保できるか。「スケジュール帳を埋めるのではなく、空欄をつくる」のが、ドラッカー流だ。
—(以上、引用)—-
「予定表を埋める」のでなく、「予定表に空きを創り出す」ということです。
記事では、次の３ステップを提示しています。
１つ目は時間の使い方を「記録する」。２週間、全ての活動を記録すると、自分のクセが見え、ムダも浮かび上がる。
次に、「捨てる（やめる）」「人に任せる」「組織的な問題を見直す」という３つの視点で業務を整理。
そして、残った業務を予定表に再配置し、時間の塊をつくる。（例：来客予定を午前中に集める、等）
この方法、具体的でいいですね。
私の場合、資料作りや執筆は自宅のオフィスで行うことが多い一方で、お客様やお取引先との打ち合わせもあります。そして打ち合わせは都内のオフィスで行っています。
ただ、打ち合わせのたびに都内に出かけると、資料作成や執筆を考える時間が減ってしまいます。そこで、できる限り１週間分の打ち合わせを同じ日にまとめて行うようにしています。
日によっては、一日でひっきりなしに４−５回の打ち合わせをこなす日もあります。しかしそのおかげで、他の日は資料作りや執筆に専念できます。
昨日のブログで仕事のスピードを上げることを書きました。色々な方法を組み合わせることで、仕事のスピードを格段に上げて、かつ、品質を向上させることができるのですね。